A digitalização cada vez mais popular nas empresas visa otimizar processos, aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a segurança dos documentos. Por isso, selecionamos alguns mitos e verdades conhecidos sobre a digitalização de documentos para entender melhor esse método, que está cada vez mais popular em nosso país e traz muitos benefícios para as empresas;

 ➩ A digitalização de documentos dá mais segurança jurídica à empresa 

Verdade. 

O processo de digitalização é conhecido por trazer muitos benefícios para os negócios. Um desses benefícios é a segurança e retenção de informações. A tecnologia usada na digitalização pode garantir que o documento seja seguro e esteja em conformidade com a lei aplicável. Principalmente relacionado à  Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Isso exige uma série de cuidados com o processamento dos dados, e  atenção adicional deve ser dada para garantir que as informações fornecidas pela  empresa estejam de acordo com as regras.  

➩ Documentos digitalizados podem ser descartados

Verdade.

A Norma de Descarte de Documentos  é regulamentada pelo Decreto nº 10.278/2020.  Isso significa que um documento digitalizado de acordo com as regras da lei tem o mesmo poder e eficácia do documento original e, portanto, pode ser destruído após o processo de digitalização, a menos que represente um valor histórico. 

 ➩ A digitalização de documentos só tem valor para grandes empresas 

 Mito.

Algumas pessoas acreditam que apenas grandes empresas podem realmente aproveitar a digitalização para pagar por esse serviço, mas isso não é verdade. 

 Muitas pequenas empresas  podem e devem digitalizar documentos para usufruir e devem se beneficiar dos benefícios que as grandes empresas podem se beneficiar ao realizar esse processo. 

 ➩ A digitalização de documentos é um processo caro 

Esta afirmação depende do seu ponto de vista. 

Quem vê como despesa pode achar que vale a pena, mas quem vê como investimento tem o custo-benefício de médio a longo prazo de não ter que gastar muito com impressão, cópia, armazenamento e manutenção de arquivos físicos. 

Para evitar danos ou corrupção de informações, é aconselhável encontrar um parceiro responsável que possa garantir uma boa digitalização de  seus documentos. 

A Weecode possui os recursos mais inovadores para garantir a segurança dos documentos digitalizados.

Caso queira saber mais sobre nossos serviços de digitalização, fale conosco no botão de Whatsapp no topo do site e descubra qual solução se encaixa nas suas necessidades. ;)